Maaltijdvergoeding berekenen: dagvergoeding & bureauvergoeding

Maaltijdvergoeding vs maaltijdcheques

Twee fiscaal vriendelijke voordelen, maar met fundamenteel verschillende toepassingsgebieden. Maaltijdcheques zijn een loonoptimalisatie voor de vaste kantoorwerker: de werkgever financiert het grootste deel (max. €6,91), de werknemer draagt max. €1,09 bij, en de cheque is beperkt tot een netwerk van aangesloten handelaars. Er is maximaal één cheque per gewerkte dag.

De maaltijdvergoeding buitenshuis is een kostvergoeding voor wie op dienstreis is: minstens 6 uur weg van de vaste werkplaats, een forfait van €7 per dag, vrij te besteden. Geen leveranciersnetwerk, geen dagplafond op basis van het type verplaatsing.

• Maaltijdcheques: max €8/cheque (€1,09 werknemer + max €6,91 werkgever), 1 per gewerkte dag, gebonden aan specifieke leveranciers
• Maaltijdvergoeding buitenshuis: €7 forfait, minstens 6u op dienstreis, vrij te besteden

Overnachting of dagverplaatsing?

Voor een dienstreis met overnachting in België zijn er twee aparte forfaits: een maaltijdvergoeding overdag van €20,39 per dag (minstens 6u onderweg) en een logievergoeding van €155,93 per nacht. Voor buitenlandse dienstreizen publiceert FOD Buitenlandse Zaken jaarlijks landspecifieke bedragen — voor 2026 variëren die van circa €83 per dag (Spanje) tot €133 per dag (Zwitserland). Raadpleeg altijd de actuele ministeriële lijst.

De calculator hierboven berekent de standaard maaltijdvergoeding voor dagverplaatsingen (€7/dag) en de bureauvergoeding thuiswerk (€154,74/mnd). Overnachtingen zijn niet inbegrepen.

Fiscaal & RSZ-vrij: de voorwaarden

Vergoedingen zijn vrijgesteld van belasting en RSZ zolang voldaan is aan de voorwaarden. Voor de maaltijdvergoeding buitenshuis: effectieve dienstreis van minstens 6 uur, niet terugkeren naar de vaste werkplaats tussendoor, en niet ook een maaltijdcheque ontvangen voor dezelfde dag. Voor de bureauvergoeding thuiswerk: structureel thuiswerken (niet incidenteel), en het bedrag mag de FOD-drempel niet overschrijden.

• Het is een kostvergoeding, geen loon → geen sociale bijdragen, geen personenbelasting
• Bij overschrijding van het forfait is het surplus wel belastbaar en onderworpen aan RSZ
• De werkgever vraagt best een ondertekende verklaring van de werknemer als bewijs van de werkelijke kosten

Veelgestelde vragen